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Questions / Réponses


Contacts
Comment créer un nouveau contact ?

Pour ajouter un contact, cliquez sur Nouveau contact depuis votre page d’accueil. Complétez les informations que vous souhaitez voir apparaître et cliquez sur Enregistrer en bas de la fiche.

Comment trouver un contact ?

SmartPlace intègre un moteur de recherche qui vous permet de trouver facilement vos contacts. Depuis votre barre de menu SmartPlace, cliquez sur Contact, puis Liste des contacts.
Ensuite dans la case Rechercher, vous pouvez entrer le nom de la société, le nom des contacts, l'email,...
Vous pouvez également utiliser les filtres pour trouver un contact.

Comment filtrer ma base de contacts ?

Il y a plusieurs possibilités pour filtrer vos contacts. Vous pouvez filtrer par :
- Relation & Groupes
- Champs Spécifiques

Il est possible de personnaliser l’ensemble des filtres pour qu’ils correspondent aux besoins de votre activité.

Qu'est-ce que Relations & Groupes ?

Relations & Groupes vous permet de définir les différentes catégories de contacts que vous avez au sein de votre base de contact.
Depuis votre page d’accueil cliquez sur Relations & Groupes.
Ensuite cliquez sur Ajouter une relation, une fois la relation créé, vous pourrez également ajouter un Groupe.
Exemple : Particulier – Entreprise – Fournisseur – Partenaire, etc...
Pour supprimer la Relation et le Groupe, il suffit de cliquer sur Supprimer. Si vous avez déjà des contacts classés dans un groupe que vous souhaitez supprimer, SmartPlace vous demandera de migrer les contacts dans un autre groupe.

Comment créer des champs spécifiques ?

Depuis votre barre de menu SmartPlace, cliquez sur Contacts puis dans le menu déroulant cliquez sur Champs spécifiques. Ensuite cliquez sur Nouveau champ spécifique.
Il existe plusieurs types de champs spécifiques, cela peut être une liste de choix, du texte libre ou une date. Lorsque vous avez fait votre choix cliquez sur Créer un nouveau champ.

Je veux importer une base de contacts dans ma SmartPlace.

Depuis votre barre de menu SmartPlace, cliquez sur l’onglet Contacts puis dans le menu déroulant cliquer sur Importer vos contacts.
Avant de télécharger le fichier, vérifiez qu’il s’agit bien d’un fichier au format CSV. Pour modifier votre fichier Excel en fichier CSV il suffit d’ouvrir votre fichier Excel, cliquez sur Enregistrer Sous et de modifier le Format en sélectionnant un format CSV (Comma delimited, Macintosh, MS-DOS), puis de l’enregistrer.

Une fois le fichier CSV enregistré sur votre ordinateur, importez votre fichier dans SmartPlace. Une fois le fichier importé, choisissez les champs de chaque colonne, ajouter la relation et groupe et ensuite cliquez sur Lancer l’importation.

Je n’arrive pas à importer ma base de contact.

Vérifiez que :
- Le fichier est bien un fichier de format CSV
- Les Entêtes de colonnes sont-elles bien toutes renseignées (champs des colonnes Nom, Prénom et Société, etc..) ?


Activités
Comment planifier un appel sortant ?

Depuis votre barre de menu SmartPlace, cliquez sur Activités et sur le menu déroulant cliquez sur Appel sortant. Ensuite dans la fenêtre qui s'ouvre ajouter le nom du contact que vous souhaitez appeler. Précisez une Catégorie si vous en avez défini une. Ajoutez le sujet de l’appel.
Vous pouvez également Ajouter un document. Ensuite définissez le jour et l’heure de rappel. Terminez en cliquant sur Planifier.
Lorsque vous vous connectez à SmartPlace, une liste indiquant tous vos rappels apparaît automatiquement.

Comment envoyer un email à un contact depuis SmartPlace ?

Vous pouvez envoyer des e-mails à vos contacts directement depuis SmartPlace et ainsi conserver une trace de votre correspondance avec chaque contact.

Depuis votre barre de menu SmartPlace, cliquez sur Activités puis dans le menu déroulant sur cliquez sur Email. Ajouter le nom du destinataire ainsi que le sujet de votre email. Précisez une Catégorie si vous en avez défini une. Vous pouvez également Ajouter un document. Une fois le mail terminé, cliquez sur Envoyer.

Qu’est-ce que le Tableau de bord ?

Le Tableau de bord offre une vue synthétique des activités de votre smartplace :
-Activités planifiés, en cours, en retard, terminés, clôturés
-Activités traitées en retard
-Retard moyen
-Nombre d’activité par jour
-Durée moyenne des appels

Comment catégoriser mes activités ?

Vous pouvez définir l’ensemble des catégories et sous-catégories pour les activités de la relation client.

Depuis votre barre de menu SmartPlace, cliquez sur le téléphone et sur Gestionnaires des catégories d’activités. Ensuite ajouter une catégorie et/ou une sous-catégorie.
Vous pouvez définir l’ensemble des catégories et sous-catégories pour les activités de la relation client.
Depuis votre barre de menu SmartPlace, cliquez sur Activités puis dans le menu déroulant cliquez sur Catégories. Ensuite Ajouter une catégorie et/ou une Ajouter une sous-catégorie.

Lancer un Appel Sortant.

Depuis la fiche contact de votre prospect ou client, cliquez sur puis dans le menu déroulant cliquez sur Appel sortant. Précisez une Catégorie et l’objet de l’appel puis cliquez sur Appeler. Pendant l’appel n’oubliez pas de renseigner le contenu, une fois l’appel terminé cliquez sur Raccrocher et enfin Enregistrer.


Devis & Factures
Qu’est-ce que le tableau de bord ?

Le Tableau de bord offre une vue synthétique de l’ensemble de vos devis et factures par statut :
- Devis : Total des factures Créées, Envoyées, Acceptées par le client,… ainsi que le pourcentage
- Facture : Total des factures à envoyer, en attente de paiement,… ainsi que le pourcentage.
- Analyse : Total facture, Montant moyen par facture, Prix moyen par article,…
- Regard : Moins de 15 jours, 16 à 30 jours,…
- TVA : TVA encaissée, TVA en attente,…

Comment créer un devis ?

Depuis votre page d'accueil SmartPlace, dans la rubrique Deivs, cliquez sur Nouveau devis. Ensuite vous pouvez remplir votre devis puis cliquez sur Créer pour terminer votre devis.

Comment créer une facture ?

Depuis votre barre de menu SmartPlace, cliquez sur Facture puis Nouvelle facture. Ensuite vous pouvez remplir votre facture puis cliquez sur Créer pour terminer votre facture.

Si vous venez de créer un devis, vous pouvez créer une Facture à partir de ce devis puisque lorsque le devis aura été accepté par le client il suffira de cliquer sur Créer la facture à partir de ce devis.

Comment rapprocher un paiement d’une facture ?

Depuis votre barre de menu SmartPlace, cliquez sur l’onglet Facture puis sur Paiement.
Ensuite, cliquez sur Nouveau paiement, remplissez le formulaire d'enregistrement et terminez en cliquant sur Créer.
Une fois le paiement enregistré cliquez sur Rapprocher et toutes les factures qui ne sont pas payées apparaîtront pour faire le rapprochement.

Comment créer une fiche produit ?

Depuis votre barre de menu SmartPlace, cliquez sur l’onglet Devis ou Facture, puis cliquez sur Produits.
Ensuite cliquez sur Nouveau produit pour créer de nouveau produit. Une fois les produits créées vous pourrez les retrouver lors de la création de vos devis et factures.

Comment importer mon catalogue de produit ?

Depuis votre barre de menu SmartPlace, cliquez sur l’onglet Devis ou Facture et dans le menu déroulant cliquer sur Produits. Ensuite cliquez sur Importer vos produits.
Avant de télécharger le fichier, vérifiez qu’il s’agit bien d’un fichier au format CSV. Pour modifier votre fichier Excel en fichier csv il suffit d’ouvrir votre fichier Excel, cliquez sur Enregistrer Sous et de modifier le Format en sélectionnant un format CSV (Comma delimited, Macintosh, MS-DOS), puis de l’enregistrer.
Une fois le fichier CSV enregistré sur votre ordinateur, importez votre fichier dans SmartPlace. Une fois le fichier importé, choisissez les champs de chaque colonne et ensuite cliquez sur Lancer l’importation.


emailing
Créer son E-mailing.

Depuis votre barre de menu SmartPlace, cliquez sur l’onglet E-mailing. Ensuite cliquez sur Nouvelle campagne afin de créer votre email. Vous pouvez définir le titre, le cadre, l’entête, le contenu de votre email, ajouter des images et insérer des liens hypertextes.
Terminez en cliquant sur Enregistrer.

Insérer une image dans mon E-mailing.

Pour insérer une image vous devez :
Depuis la page de création de votre mailing cliquez sur Ajouter une image. Sélectionner l’image sur votre ordinateur ou dans vos documents enregistrés sur SmartPlace. Elle apparaîtra alors dans votre liste d’image. Cliquer sur le l’icône Insérer.

Comment insérer un lien hypertexte ?

Pour insérer un lien hypertexte :
- Dans l’Entête, il faut suffit d’insérer le lien dans les champs prévu à cette effet (colonne entête : lien sur texte et/ou lien sur image).
- Dans l’éditeur HTML de SmartPlace (message), sélectionnez le texte que vous voulez transformer en lien. Faites un clic droit et choisissez Insérer / éditer le lien. Dans la boite de dialogue, saisissez l’URL de destination du lien, puis cliquez sur Insérer.

Comment personnalisez ma newsletter ?

Pour personnaliser votre message, insérer des champs de publipostage. Utiliser le texte suivant (avec les crochets et les #). ATTENTION : valable uniquement pour les mailings vers les utilisateurs :
- [#civility#] : Civilité
- [#firstname#] : Prénom
- [#lastname#] : Nom
- [#company_name#] : Raison sociale

Comment choisir les destinataires de ma campagne d’ e-mailing ?

Pour choisir les destinataires de votre campagne, vous avez trois possibilités :
- Contact : vous sélectionner les destinataires parmi vos contacts SmartPlace, en utilisant les champs spécifiques pour filtrer (ex : secteur géographique, secteur d’activité etc...)
- Liste d’email : sélectionnez une ou plusieurs listes d’emails que vous avez préalablement importés sur SmartPlace
- Destinataire d’un e-mailing déjà envoyé : Si vous avez déjà réalisé une campagne ou newsletter sur SmartPlace et que vous souhaitez vous adressés de nouveaux à cette même cible vous avez la possibilité avec ce champ de récupérer automatiquement les requêtes que vous aviez fait pour cette campagne.
- Dupliquer la sélection de la campagne
- Uniquement ceux qui ont ouverts un email reçu de cette campagne
- Uniquement ceux qui ont cliqué sur un email reçu de cette campagne

Ces trois possibilités sont cumulables pour l’envoi d’un e-mailing.

Je souhaite importer une liste d’emails.

Depuis votre barre de menu SmartPlace, cliquez sur l’onglet E-mailing puis Listes d’emailsNouvelle liste. Entrer le nom de votre liste puis cliquez sur Ajouter des emails.
Vous poussez soit ajouter des contacts manuellement, soit importé un fichier d’adresse au format CSV. Terminez en cliquant sur Ajouter ces emails.

Comment gérer les désinscriptions à mes e-mailings ?

La gestion des désinscriptions est entièrement automatisée. Lorsque vous utilisez l'outil Newsletter, un lien de désinscription est placé par défaut.
A la fin de chaque campagne, les statistiques vous indiquent le nombre d’adresses désabonnées.
Les personnes désinscrites sont automatiquement retirer de la liste de diffusion.


parameters
Commander ma licence SmartPlace.

Depuis votre page d’accueil, cliquez sur Abonnement. Ensuite choisissez votre abonnement dans la section Commandes et cliquez sur Valider la commande et passer au paiement.

Commander un pack d’emails supplémentaires.

Depuis votre page d’accueil, cliquez sur Abonnement. Ensuite allez dans la section E-mailing et cliquez sur Crédits d’e-mailing, choisissez votre formule. Puis cliquez sur Valider la commande et s’abonner (paiement).

Je souhaite modifier mon profil.

Depuis votre barre de menu SmartPlace, cliquez sur Paramètres et Mon profil. Vous pouvez modifier le nom, le niveau et le statut, l’email, le téléphone, le mot de passe et la langue.

Créer des profils pour mes collaborateurs.

Depuis votre barre de menu SmartPlace, cliquez sur Relations & Groupes.
Dans la rubrique Collaborateur, cliquez sur Ajouter un groupe, par exemple comptabilité, commercial,…

Ensuite depuis votre barre de menu SmartPlace, cliquez sur Droits d'accès. Vous pouvez choisir si les collaborateurs peuvent lire, modifier, ou administrer uniquement leurs contacts ou l’ensemble des contacts de la base. Il est également possible de définir s’ils peuvent accéder à toutes les applications (devis/facture, e-mailing, documents,…) ou pas.

Comment ajouter un collaborateur ?

Avant d’ajouter un collaborateur, vérifiez d’avoir bien créé un profil pour vos collaborateur.

Depuis votre barre de menu SmartPlace, cliquez sur Collaborateur puis sur Nouveau Collaborateur. Remplissez le formulaire de création d’un collaborateur (civilité, Prénom, Nom, email, définir le groupe (administrateur, commercial par exemple)). Terminiez en cliquant sur Créer.
Pour finaliser son enregistrement, votre collaborateur recevra un lien de confirmation par email, qu’il devra valider.

Attribuer une licence à un collaborateur.

Depuis votre page d’accueil, cliquez sur Abonnement. Dans la section Licence, sélectionnez le collaborateur auquel vous souhaitez attribuer une licence avec l’option « Affecté à ... » puis cliquez sur Exécuter les actions choisies. Vous pouvez détacher une licence à un collaborateur pour la réaffecter ensuite à un autre.

Comment gérer les droits d’accès de mes collaborateurs ?

Depuis votre page d’accueil, cliquez sur Droits d’accès. Définissez les droits d’accès des différents groupes que vous avez créé.
Vous pourrez choisir si vos groupes pourront lire, modifier, ou administrer uniquement leurs contacts ou l’ensemble des contacts de la base. Il est également possible de définir s’ils pourront accéder à toutes les applications (devis/facture, e-mailing, documents,…) ou pas.

Comprendre ce que SmartPlace peut faire pour vous

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